Nouveau référentiel CNIL : les durées de conservation des données à caractère personnel
Publié le :
03/04/2026
03
avril
avr.
04
2026
La CNIL vient de publier un nouveau référentiel pour aider les responsables de traitement RH à gérer la durée de conservation des données à caractère personnel de leurs employés et des candidats.
Selon la CNIL, ce référentiel sur les durées de conservation « a pour objectif de guider, de manière opérationnelle, les organismes dans l’identification et la détermination des durées de conservation pertinentes pour les traitements de gestion de leurs personnels. » Sont ainsi visées les activités de traitement les plus fréquentes de la gestion des ressources humaines : recrutement, gestion des relations collectives et individuelles de travail, alertes professionnelles, sécurisation des biens et des personnes, etc.
Le référentiel vient en complément des autres référentiels et guides publiés par la CNIL.
Les durées prévues par ce référentiel sont des durées recommandées par la CNIL auxquelles les responsables de traitement peuvent se référer. Toutefois, certaines durées recensées sont obligatoires car prévues par des textes législatifs ou réglementaires : le responsable de traitement ne peut donc pas y déroger. La CNIL différencie ces durées par un code couleur. Elle donne également une grille de lecture pour aider les entreprises.
Ce référentiel ne couvre pas les durées de conservation des documents présents dans le dossier individuel des agents publics.
Ce nouveau référentiel vient utilement confirmer et préciser plusieurs durées clés : il encadre plus clairement la conservation des CV et dossiers de candidature, en particulier pour les candidats non retenus et pour les « viviers de candidats », dont la durée de conservation en base active est fixée à 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat non retenu et, s’agissant de l’archivage intermédiaire, à 5 ans à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu. Il consolide les durées applicables aux données de paie et aux bulletins de salaire, en cohérence avec les obligations légales et leur valeur probatoire. Il confirme la durée maximale d’1 mois pour la conservation des images issues de dispositifs de vidéosurveillance, sauf extraction spécifique en cas de procédure. Enfin, il précise les durées de conservation des logs et données de traçabilité à des fins de sécurité, comprises en principe entre 6 mois et 1 an. Ces repères permettent aux entreprises et organismes d’apprécier très concrètement la conformité de leurs pratiques aux attentes actualisées de la CNIL. Il convient par ailleurs de relever que le référentiel ne prévoit aucune règle spécifique relative à la conservation des courriels professionnels.
Conserver des données à caractère personnel trop longtemps peut conduire à des sanctions. Ce référentiel permet donc de donner des repères concrets pour les entreprises.